Maximale IT-Effizienz und IT-Sicherheit sind heute wesentliche Erfolgsfaktoren für Betriebe. Während große Konzerne oft über die notwendigen finanziellen und menschlichen Kapazitäten verfügen, um diese Erfordernisse zu erfüllen, stehen KMUs vor der Herausforderung, mit eingeschränkten Ressourcen Schritt zu halten. An dieser Stelle kommen Managed IT-Services ins Gespräch. Durch die Auslagerung komplexer oder routinebasierter IT-Aufgaben wie Netzwerk- und Infrastrukturmanagement, Datensicherung und Datenwiederherstellung sowie die fortlaufende Überwachung und Aktualisierung von Sicherheitslösungen, ermöglichen sie es Organisationen, ihre internen IT-Teams zu entlasten, Betriebskosten zu senken und sich auf ihr Kerngeschäft zu fokussieren. Gleichzeitig profitieren sie von der Fachkenntnis spezialisierter IT-Dienstleister und gewährleisten höchste Sicherheitsvorgaben.
Erfahren Sie in den nachfolgenden Abschnitten, warum verwaltete IT-Dienstleistungen besonders für KMUs gewinnbringend sind, wie sie implementiert werden können und worauf bei der Wahl des Managed Service Providers zu achten ist.
In der heutigen, dynamischen Unternehmenslandschaft ist es für Unternehmen notwendig, mit dem rasanten technologischen Fortschritt Schritt zu halten. Ob Technologisierung, Automatisierung, AI-Technologien, Cloud-Dienste oder das Internet der Dinge – moderne Technologien optimieren nicht nur die Effizienz und Produktionskraft, sondern sind auch entscheidend, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben, wie viele Untersuchungen aus den vergangenen Jahren belegen, darunter die Untersuchung „Performance-Treiber 2024“ (Quelle) von Staufen.
Gerade der Mittelstand steht jedoch vor besonderen Herausforderungen, wenn es darum geht, diese fortschrittlichen Lösungen zu implementieren. Eine der größten Barrieren sind die limitierten Mittel. Während Großkonzerne oft über breite Kapitalreserven und spezialisierte Fachkräfte verfügen, sieht die Situation für mittelständische Unternehmen meist anders aus. Der anhaltende Fachkräftemangel, finanzielle Engpässe sowie interne Barrieren in Struktur, Strategie und Kultur bewirken, dass viele Betriebe nicht in der Position sind die Möglichkeiten moderner Technologie vollständig auszuschöpfen.
Für mittelständische Unternehmen stellt sich daher die Herausforderung: Wie können sie ungeachtet dieser Hindernisse mit größeren Mitbewerbern Schritt halten?
Die Lösung liegt in verwalteten IT-Dienstleistungen.
Was sind Managed IT-Services?
Unter Managed IT-Services versteht man IT-Dienstleistungen, die an ein externes Technologieunternehmen, einen sogenannten Managed Service Provider (MSP), übertragen werden. Dieser verantwortet die Betreuung für die technologische Infrastruktur und IT-Prozesse eines Betriebes. Das Hauptziel der verwalteten IT-Services besteht darin, durch das Anbieten fachkundiger Spezialkenntnisse und Mittel die Leistungsfähigkeit, Betriebsstabilität und Sicherheit der technologischen Umgebung der Kunden sicherzustellen, ihre internen IT-Teams zu entlasten und die Compliance mit gesetzlichen Regelungen sowie industriebezogener Richtlinien sicherzustellen, ohne dass die Unternehmen selbst hohe Investitionen in IT-Personal oder unternehmenseigene Infrastrukturen aufbringen müssen.
Die wichtigsten IT-Dienstleistungen von Managed Service Providern auf einen Blick!
Je nach Erfordernissen des unterstützten Unternehmens bieten Managed-Service-Provider verschiedene IT-Dienstleistungen an, die essenziell für den reibungslosen Betrieb und die Sicherheit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens sind. Im Folgenden sind einige der wichtigsten Managed IT-Services aufgeführt, die durch die Anbieter übernommen werden können:
- IT-Infrastrukturmanagement: Managed-Service-Provider übernehmen die Überwachung, Administration und vorausschauende Wartung von Servern, Netzwerken und Endgeräten, um sicherzustellen, dass alle Systeme störungsfrei funktionieren und Ausfallzeiten minimiert werden.
- Cloud-Services: Eine weitere Schlüsselkompetenz von Managed-Service-Providern ist die Zurverfügungstellung, Verwaltung und Verbesserung von Cloud-Infrastrukturen, wie Software-as-a-Service (SaaS), Platform-as-a-Service (PaaS) und Infrastructure-as-a-Service (IaaS). Dies befähigt Unternehmen, ihre IT-Ressourcen dynamisch zu skalieren und von beliebigen Standorten auf ihre Unternehmensdaten und Business-Applikationen zu zugreifen.
- Backup und Disaster Recovery: Ein zentraler Bestandteil von Managed IT-Services ist die Verwaltung von Datensicherungs- und Notfallwiederherstellungs-Lösungen. Diese Dienste gewährleisten, dass die Geschäftsdaten regelmäßig gesichert werden und im Fall eines Datenverlustes oder eines IT-Sicherheitsvorfalls zeitnah wiederhergestellt werden können.
- IT-Sicherheit: Ein zusätzlicher, bedeutender Managed IT-Service ist die IT-Sicherheit. Dies umfasst neben der Gefährdungsermittlung und Schwachstellenbewertungen auch Awareness-Trainings und die Implementierung von Sicherheitsvorkehrungen wie Brandschutzwände und Antivirenprogramme. Zudem bieten die Anbieter oft auch Dienstleistungen zur Bewältigung von IT-Sicherheitsvorfällen und zur Wiederherstellung nach Internetangriffen an, um die Datensicherheit und die Business-Kontinuität zu gewährleisten.
- Remote Monitoring und Management (RMM): Managed Service Provider bieten zudem Remote Monitoring sowie Management (RMM) an, um die IT-Systeme eines Unternehmens rund um die Uhr zu monitoren. Dies ermöglicht eine frühzeitige Instandhaltung und zügige Intervention auf potenzielle Probleme, bevor sie zu schwerwiegenden Unterbrechungen führen.
- Helpdesk- und Support-Services: Ein weiterer nennenswerter Managed IT-Service ist der IT-Support und die Helpdesk-Dienste. Hier gewähren Managed-Service-Provider bei technischen Störungen und Anfragen Hilfe für Anwender, was die Effizienz und Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter erhöht. Dieser Service ist oft 24 Stunden am Tag abrufbar und stellt sicher, dass IT-Probleme schnell gelöst werden.
- Update- und Patch-Management: Viele Managed-Service-Provider übernehmen auch die Verantwortung um das turnusmäßige Update- und Patch-Management von Software und IT-Strukturen, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen auf dem neuesten Stand sind und Schwachstellen eliminiert werden.
- Netzwerk- und Kommunikationsdienste: Viele Managed-Service-Provider bieten auch Netzwerk- und Kommunikationsdienste an, einschließlich der Verwaltung von Netzwerkinfrastrukturen, VPNs und VoIP-Systemen, um eine zuverlässige und sichere Kommunikation intern des Unternehmens zu ermöglichen.
- IT-Beratung und Strategie: Zusätzlich zu den operativen IT-Dienstleistungen bieten viele Managed-Service-Provider auch strategische IT-Beratung an. Sie begleiten Unternehmen darin, ihre IT-Strategien zu entwickeln und umzusetzen, um die Unternehmensziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu erzielen.
Managed IT-Services vs. klassischem Outsourcing: Ein detaillierter Vergleich!
Grundsätzlich sind Managed IT-Services und klassisches Outsourcing beides Ansätze zur Externalisierung von IT-Dienstleistungen. Jedoch unterscheiden sie sich deutlich in Reichweite, Flexibilität und Service-Modell. Hier sind die wesentlichen Differenzen:
- Umfang der Dienstleistungen:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services umfassen eine breite Palette proaktiv gesteuerter IT-Dienstleistungen, einschließlich Infrastrukturmanagement, Cloud-Services, Backup, IT-Sicherheit, Fernüberwachung, Helpdesk, Update-Management, Netzwerkservices und IT-Beratung.
- Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing liegt der Fokus auf bestimmten IT-Aufgaben wie Rechenzentrumsverwaltung, Anwendungsentwicklung oder technische Unterstützung, um Kosten zu senken, ohne die gesamte IT-Infrastruktur zu verwalten.
- Service-Modell und Management:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services basieren auf der Grundlage von Service-Level-Agreements (SLAs), die klare KPIs und Leistungsstandards definieren.
- Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing handelt es sich um ein reaktives, vorhabenorientiertes Modell. Drittanbieter erfüllen spezifische Aufgaben, strategische IT-Planung bleibt beim Kunden.
- Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services bieten flexible und skalierbare Konzepte, die sich schnell an ändernde Business-Anforderungen anpassen lassen.
- Klassisches Outsourcing: Weniger flexibel, Langzeitverträge und bestimmte Aufgaben erschweren Anpassungen an veränderte Geschäftsanforderungen.
- Kostenstruktur:
- Managed IT-Services: Managed IT-Services haben eine übersichtliche Kostenstruktur basierend auf Abo-Modell.
- Klassisches Outsourcing: Beim klassischen IT-Outsourcing schwanken die Kosten je nach Größe und Zeitrahmen der Projekte, oft projektbasiert oder nach Stunden.
So setzen Sie Managed IT-Services in Ihrem mittelständischen Unternehmen um!
Die Einführung von Managed IT-Services benötigt gründliche Vorbereitung und eine systematische Herangehensweise. Hier sind die entscheidenden Etappen, die berücksichtigt werden sollten:
- Schritt 1: Bedarfsanalyse und Zielsetzung Zunächst sollten KMU eine detaillierte Bedarfsanalyse vornehmen. Ziel ist es, die konkreten IT-Bedürfnisse des Unternehmens zu identifizieren und klare Ziele für die Einführung von Managed Services zu definieren. Denkbare Fragen könnten folgendes umfassen:
- Welche spezifischen IT-Abläufe sollen externalisiert werden?
- Welche firmeninternen Kapazitäten stehen zur Verfügung?
- Welche Service-Level-Agreements (SLAs) sind notwendig?
- Schritt 2: Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers Die Auswahl des richtigen Managed-Service-Providers (MSP) ist entscheidend für den Erfolg von Managed IT-Services. Dabei sollten mittelständische Unternehmen folgende Aspekte in Betracht ziehen:
- Erfahrung und Fachkenntnis: Der MSP sollte über belegbare Erfahrungswerte im Bereich Managed Services besitzen, am besten in ähnlichen Branchen.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Der Service sollte anpassbar und skalierbar sein.
- Technik und Erneuerung: Der MSP sollte zeitgemäße Techniken einsetzen und fortlaufend in Innovationen investieren.
- Schritt 3: Planung und Umsetzung Nach der Auswahl eines passenden Managed-Service-Providers folgt die ausführliche Planungsphase. Diese beinhaltet:
- Erstellung eines Implementierungsplans mit deutlichen Meilensteinen und Verantwortlichkeiten.
- Schulung der Belegschaft, um den Übergang zu den Managed IT-Services störungsfrei zu gestalten.
- Aufbau einer Kommunikationsplattform zwischen dem Betrieb und dem MSP.
- Schritt 4: Monitoring und Optimierung Nach der Implementierung ist es essentiell, die Leistungen der Managed IT-Services kontinuierlich zu monitoren. Regelmäßige Überprüfungen und Reports unterstützen dabei, die Qualität der Leistungen zu evaluieren und Optimierungen vorzunehmen.
Fazit: Maximale IT-Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen!
Der unaufhaltsame Trend zur digitalen Transformation und automatisierten Prozessen stellt KMUs vor große Möglichkeiten und zugleich noch nie dagewesene Herausforderungen, wie etwa die Notwendigkeit, mit begrenzten Mitteln mithalten zu können, die IT-Sicherheit zu gewährleisten und die Unternehmensproduktivität zu steigern. Durch die Implementierung von Managed IT-Services können diese Herausforderungen jedoch effektiv gemeistert werden.
Managed IT-Services gestatten es Firmen, auf spezialisierte Fachwissen und fortschrittlichste Technologien zuzugreifen, ohne hohe Investitionen in eigenes Personal und IT-Infrastruktur tätigen zu müssen. Dies führt nicht nur zu einer signifikanten Erhöhung der IT-Produktivität und IT-Sicherheit, sondern auch zu einer deutlichen Kostensenkung und einer effizienteren Nutzung der Ressourcen.
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