Microsoft Project ist die Projektmanagementsoftware von Microsoft. Die Software wird zur Organisation, Steuerung sowie Beaufsichtigung von Projekten verwendet. Microsoft Project ist ein gewaltiges Tool – welches aber nicht immer einfach zu bedienen ist. In diesem Artikel werden wir uns einige der wichtigsten Features ansehen sowie erklären, wie sie eingesetzt werden können.
Microsoft Project wurde zunächst für die Hilfe bei der Konzeption sowie Ausführung großer Bauvorhaben entwickelt. In der Zwischenzeit wird es jedoch in fast allen Sparten eingesetzt, in welchen Projekte geplant, durchgeführt sowie kontrolliert werden. Die Software ist in etlichen Unternehmen Standard und wird von Projektmanagern auf der ganzen Welt eingesetzt. Microsoft Project hilft bei der Konzeption von Projekten sowie der Zusammenarbeit von quasi jedem Platz der Welt aus. Es wird eingesetzt von Projektleitern, sämtlichen Teilnehmern von Projektteams und Entscheidungsträgern beispielsweise Geschäftsführern, Teamleitern, usw.
Die Software-Lösung Microsoft Project ist dafür geschaffen worden, um aufwendige Projekte jeder Art zu verfolgen und immer vorbereitet, gut geordnet und auf dem Laufenden zu sein. Im Gegensatz zu einfachen Projektmanagement-Tools deckt Project von Microsoft das gesamte sogenannte Projekt-Portfolio-Management (PPM) ab – dabei schließt es ebenso das Ressourcenmanagement mit ein. Trotz der Vielschichtigkeit besticht die Projektmanagement-Software Microsoft Project simultan durch seine Adaptivität und Anpassbarkeit. Sein Gebrauch eignet sich sowohl in einzigartigen, mittelfristigen Projekten als auch in langjährigen sowie großen Kampagnen mit etlichen Stakeholdern. Um ebenso agile Herangehensweisen abbilden zu können, sind in Microsoft Project visuelle Task Bords eingebunden, welche ein Agieren sowohl nach Kanban, Scrum oder anderen, individuellen Herangehensweisen möglich machen.
Microsoft Project ist Teil von Microsoft 365 sowie als Cloud-Lösung oder als lokale Lösung verfügbar. Im Vergleich zum kostenfreien „Planner“ – ebenfalls ein Projektmanagement-Tool aus dem Hause Microsoft – orientiert sich MS Project an den Anforderungen für anspruchsvolle Vorhaben. Die Preise schwanken je nach Betriebsart sowie Funktionsumfang. Besonderer Vorteil von Microsoft Project: Als Bestandteil der Office-Familie lässt es sich nahtlos in bestehende Microsoft-Lösungen einbinden. Ebenso ist eine Einbindung an Software von Drittanbietern wie ERP-Systemen (SAP, Lotus Domino etc.) durchführbar.
Über welche Funktionen verfügt Microsoft Project?
Microsoft Project ist ein umfassendes Tool. Die Computersoftware bietet eine ganze Reihe von Funktionen, welche es Firmen ermöglichen, deren Projekte erfolgreich und äußerst fristgerecht zum Abschluss zu bringen und bei der Umsetzung alles Nötige im Auge zu haben: Wird der Ablaufplan berücksichtigt? Müssen wir Werkstoffe nachbestellen? Brauchen wir vielmehr personelle Ressourcen? Für höchste Produktivität sorgen etwa integrierte Vorlagen wie auch ein geräteübergreifender Zugang sowohl für Projektmanager als genauso für alle anderen Team-Mitglieder.
Dies sind die Hauptfunktionen von Microsoft Project:
- Detaillierte Anfertigung von Projektplänen mit unterschiedlichen Arten von Tätigkeiten
- Überwachung von Projekten mit sämtlichen erforderlichen Schritten
- Erstellung von Zeitplänen für die Durchführung von Aktivitäten
- Zeiterfassung
- Überwachung von erstellten Budget-Plänen für das komplette Projekt und Meilensteine
- Prüfung plus Überwachung der verwendeten Ressourcen
Mit Microsoft Project lassen sich inzwischen eigentlich jegliche Projektmanagement-Aufgaben sowie -Prozesse darstellen. Weil: Die Software ist anpassungsfähig an die jeweiligen Bedürfnisse des Anwenders. Hier gilt selbstredend: Je besser Microsoft Project für den Endkunden individuell angepasst wurde, desto besser kann das Tool ebenso im Projektmanagement unterstützen.
Microsoft Project: Schwächen und Nachteile der Lösung
Microsoft Project ist erwiesenermaßen eines der fortschrittlichsten Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Es bietet eine Vielzahl an Features und ist perfekt geeignet für die Verwaltung großer sowie umfassender Projekte.
Aber natürlich gibt es auch kritische Stimmen, wenn es um Microsoft Project geht. Kritikpunkt Nummer Eins ist häufig der Preis – wogegen andere Lösungen auf dem Markt beispielsweise die Oracle Primavera Cloud, Asana, monday.com, Trello, Smartsheet, GanttPRO oder ClickUp oft sogar bloß auf den ersten Blick günstiger scheinen. Jene Tools lassen sich nämlich in der Regel weniger leicht an die eigenen Erfordernisse angleichen, sodass sich der vermeintlich kostengünstigere Preis durch nachträgliche Gebühren für notwendige Individualisierungen wiederum ausgleicht.
Im Direktvergleich zu moderneren (Web-) Lösungen wie Monday oder Trello wirkt Microsoft Project dezent veraltet – die Usability ist nach heutigen Faktoren nicht besonders attraktiv.
Ein anderer Nachteil von Microsoft Project ist, dass es relativ kompliziert ist. Es gibt eine hohe Lernkurve, die mit dem Softwaresystem gepaart ist, und auch geschickte Nutzer haben gelegentlich Probleme, es komplett zu durchschauen. Darum ist es empfehlenswert, sich einen erfahrenen IT-Dienstleister zu suchen, der einem bei der Einarbeitung von MS Project unterstützt, Anwenderschulungen durchführt sowie eventuell auch dauerhaft als Kontaktperson bei Fragen sowie Ausbauten fungiert.
Fazit: Microsoft Project ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Werkzeug, welches Firmen bei der Planung, Durchführung sowie Kontrolle von Projekten betreut. In der Tat ist es ebenso eines der teuersten Projektmanagement-Tools im Handel. Wenn Sie also überlegen, Microsoft Project zu kaufen, sollten Sie sich zunächst überlegen, ob Sie die zusätzlichen Funktionen tatsächlich brauchen. Wenn Sie Fragen zu Microsoft Project haben, können Sie uns gerne anschreiben.
Sofern Sie Interesse an einer derartigen Schulung haben, melden Sie sich gerne bei uns. Wir helfen Unternehmen sowohl bei der Planung als auch bei der Einführung von Microsoft Project und fungieren als Kontaktperson für zukünftige Erweiterungen oder Anpassungen.
Des Weiteren sind wir Ihr qualifizierter Partner, wenn es um die Einführung von Microsoft Project Server oder Project Online geht – ganz gleich, ob on-premise, hybrid oder aber cloud-basiert: Wir sorgen uns darum, dass MS Project mühelos rund läuft!
