Im Jahrhundert der voranschreitenden Digitalisierung und der damit einhergehenden technologischen Dynamik stehen Unternehmen vor einer Fülle neuartiger Herausforderungen. Eine äußerst tückische sowie schwer zu fassende Gefahr, welche häufig unentdeckt bleibt und dabei die IT-Sicherheit sowie den Datenschutz von Firmen bedroht, ist die Schatten-IT. Doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff genau genommen und warum sollten Unternehmen diese Gefahr ernst nehmen? Antworten auf diese Fragen bekommen Sie in den nachfolgenden Abschnitten.
Automatisierung, Cloud-Computing, Big Data, künstliche Intelligenz, Internet der Dinge: Der technologische Progress hat die Geschäftswelt nachhaltig geändert und Firmen in die Lage versetzt, ihre Geschäftsstrukturen zu verbessern, datengetriebene Geschäftsmodelle zu erstellen und innovative Produkte oder Services zu kreieren. Ob es um Resilienz, Agilität, Effizienzsteigerung, neue Wachstumsmöglichkeiten, Nachhaltigkeit oder Kostenvorteile geht – die Möglichkeiten, welche sich aus der fortschreitenden Entwicklung bahnbrechender Technologien ergeben, sind schier unendlich und eröffnen Unternehmen bereits unerwartete Chancen.
Entsprechend einer gegenwärtigen Studie des Capgemini Research Institutes passen sich etliche Firmen dieser Dynamik an und setzen den Schwerpunkt auf intelligente Produkte und Services, welche auf digitalen Technologien und künstlicher Intelligenz aufbauen. Rund sieben von zehn Firmen sind der Meinung, dass sie ohne Investitionen in intelligente Produkte und Services Marktanteile verlieren und Wettbewerbsvorteile gefährden. Es wird angenommen, dass in den kommenden drei Jahren durchschnittlich 28 Prozent des Unternehmensumsatzes aus smarten Services stammen werden, während es in diesen Tagen im Schnitt bloß 12 Prozent sind.
Trotz dieser Vorteile führt die Implementierung von innovativen Technologien bzw. Technologietrends auch zu unerwarteten Nebenwirkungen, insbesondere in Form von Schatten-IT.
Schatten-IT: Was ist das?
Unter Schatten-IT interpretiert man den Gebrauch von nicht autorisierten IT-Instanzen im Rahmen eines Unternehmens, die ohne das Wissen, die Berechtigung oder eine Kontrolle der IT-Abteilung gebraucht werden. Jene nicht autorisierten Systeme und Tools werden meist von Mitarbeitern verwendet, um Arbeitsabläufe zu simplifizieren, die Teamarbeit oder die Produktivität zu potenzieren, ohne dabei die potenziellen Gefahren in Bezug auf IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz zu beachten.
Schatten-IT kann dabei sowohl von jeweiligen Mitarbeitern als ebenso von kompletten Abteilungen gebraucht werden und umfasst sowohl Hardware-Komponenten wie private oder selbst beschaffte Handys, Router oder Drucker als auch Software-Komponenten wie Cloud-Dienste, Apps oder selbst entwickelte Anwendungen sowie Skripte.
Warum sollte ich mich für Schatten-IT interessieren?
Die unkontrollierte Nutzung von Schatten-IT stellt eine erhebliche Bedrohung für Firmen dar und bringt enorme Risiken. Ein paar der potenziellen Bedrohungen und Risiken von Schatten-IT sind:
- Sicherheitsrisiken: Wenn Angestellte Schatten-IT-Tools oder -Dienste ohne die Erlaubnis oder das Wissen der IT-Abteilung nutzen, können Sicherheitsbedrohungen auftreten. Die IT-Abteilung hat keinen Überblick über die verwendeten Systeme, was bedeutet, dass Sicherheitslücken unentdeckt bleiben können.
- Compliance-Risiken: Firmen unterliegen meist branchenspezifischen Regeln und Gesetzen, welche bestimmte IT-Sicherheitsanforderungen vorschreiben. Die Verwendung von Schatten-IT kann hierzu führen, dass Unternehmen jene Richtlinien nicht befolgen, was zu Bußgeldern oder rechtlichen Konsequenzen führen könnte.
- Verlust von Daten: Wenn Schatten-IT-Tools und -Dienste verwendet werden, die nicht von der IT-Abteilung genehmigt wurden, können wichtige Unternehmensdaten in nicht autorisierten Systemen gespeichert werden. Wenn jene Systeme nicht gesichert sind oder nicht in gleichen Abständen gewartet werden, existiert ein hohes Risiko, dass derartige Daten verloren gehen oder geklaut werden.
- Unzureichender Support: Wenn Arbeitnehmer Schatten-IT-Tools und -Dienste nutzen, welche nicht von der IT-Abteilung unterstützt werden, kann dies zu technischen Problemen führen. Ohne die Förderung der IT-Abteilung kann es kompliziert oder gar unmöglich sein, Komplikationen zu beseitigen, was wiederum zu einer Beeinträchtigung der Geschäftstätigkeit führen kann.
- Kosten: Schatten-IT-Tools und -Dienste können hochpreisig sein, speziell wenn sie von mehreren Mitarbeitern verwendet werden. Diese Kosten können sich aufsummieren und das Budget einer IT-Abteilung strapazieren.
- Ineffizienz: Wenn Arbeitnehmer verschiedene Schatten-IT-Tools und -Dienste nutzen, kann das zu einer ineffizienten Teamarbeit leiten. Es könnte schwierig sein, Informationen zu sharen oder zusammenzuarbeiten, wenn ein jeder Mitarbeiter unterschiedliche Tools einsetzt.
Was können Sie gegen Schatten-IT tun?
Um die Verbreitung von Schatten-IT in Unternehmen zu umgehen oder einzudämmen, sollten Unternehmen verschiedene Ansätze verfolgen und hier sowohl präventive als auch reaktive Strategien in ihre IT-Sicherheitsstrategie einbeziehen. Ein wichtiger erster Schritt liegt darin, die Erwartungen wie auch Anforderungen der Arbeitnehmer zu recherchieren und geeignete, genehmigte Werkzeuge sowie Anwendungen bereitzustellen, welche ihre Produktivität unterstützen, ganz ohne die Sicherheit zu riskieren. Andere präventive und reaktive Maßnahmen inkludieren:
- Sensibilisierung und Schulung: Durch regelmäßige Schulungen sowie Sensibilisierungsmaßnahmen können Arbeitnehmer über die Risiken der Schatten-IT gebrieft und ihnen die Bedeutung der Einhaltung von IT-Sicherheitsrichtlinien und IT-Vorschriften vermittelt werden.
- Richtlinien und Prozesse: Firmen sollten klare und verständliche Richtlinien für die Nutzung von IT-Ressourcen und Anwendungen erstellen und in regelmäßigen Abständen aktualisieren. Diese Vorgaben sollten die Verwendung von Schatten-IT explizit ansprechen und entsprechende Sanktionen für Verstöße festlegen.
- IT-Audit und Überwachung: Die Durchführung kontinuierlicher IT-Audits sowie die Einführung von Überwachungssystemen können dazu beitragen, die Verwendung von Schatten-IT und nicht genehmigten Applikationen aufzudecken und verdächtige Unternehmungen rasch zu ermitteln.
- Zugangskontrollen und Identitätsmanagement: Firmen sollten robuste Zugangskontrollen und Identitätsmanagement-Systeme implementieren, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Zugang zu sensiblen Informationen und Systemen haben.
- Offene Kommunikation und Feedback-Kultur: Die Unterstützung einer offenen Kommunikations- und Feedback-Kultur, in welcher Mitarbeiter ermutigt werden, Zweifel bezüglich der IT-Sicherheit auszudrücken wie auch Ideen für Verbesserungen zu machen, kann dazu führen, Schatten-IT-Anwendungen proaktiv zu erkennen und gemeinschaftlich Gesamtlösungen zu erstellen.
- Incident Response und Notfallplanung: Firmen sollten Incident-Response-Pläne entwickeln, welche klare Verantwortungsbereiche sowie Verfahren für die Interaktion mit Sicherheitsvorfällen im Kontext mit Schatten-IT festlegen. Diese Pläne sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass diese auf dem neuesten Stand der Technik sind sowie den sich ändernden Bedrohungen und Risiken gerecht werden.
Schatten-IT muss nicht unbedingt gefährlich sein: Hier sind die Vorteile!
Ungeachtet der Risiken, die mit dem Einsatz von Schatten-IT verbunden sind, gibt es auch einige Vorteile. Wenn Mitarbeiter selbstständig Programme aussuchen und implementieren können, kann das zu einer Aufwertung ihrer Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen beitragen. Sie fühlen sich motiviert, ihre Produktivität zu erhöhen und die Arbeit effizienter zu machen. Außerdem kann das Einbeziehen von Beschäftigten bei der Auswahl neuer Softwarelösungen hierzu beitragen, dass sie diese besser akzeptieren sowie nutzen.
Ein weiterer Vorteil von Schatten-IT ist die Reduzierung des Workloads für die IT-Abteilung. Während nicht alle Schatten-IT-Lösungen gesichert und nützlich sind, können einige von ihnen dennoch den Aufwand der IT-Abteilung mindern. Arbeitnehmer können sich um die Implementierung wie auch Benutzung bestimmter Anwendungen selbst kümmern und somit die IT-Abteilung auf diese Weise entlasten. Letztere kann sich so auf anspruchsvollere Projekte mit größeren wirtschaftlichen Vorteilen fokussieren.
Ein zusätzlicher Vorteil von Schatten-IT besteht in der Zeitersparnis für die Mitarbeiter. Statt Anträge für ein innovatives Tool einzureichen wie auch auf die Implementierung durch die IT-Abteilung zu warten, könnten Mitarbeiter eine Anwendung selbst konfigurieren und augenblicklich nutzen. Dies kann zu einer besseren Nutzung von Arbeitszeit wie auch Ressourcen leiten.
Fazit: Keine Angst vor Schatten-IT!
Fakt ist: Schatten-IT ist ein zweischneidiges Schwert für Firmen. Auf der einen Seite kann sie die Arbeit beschleunigen und die Mitarbeiterzufriedenheit verbessern. Auf der anderen Seite bringt diese enorme Risiken für die IT-Sicherheit, Compliance und Datenschutz mit sich. Um diese komplexen Herausforderungen mit Erfolg zu bewältigen, ist eine gesamtheitliche und umfassende IT-Sicherheitsstrategie unabdingbar, welche sowohl vorbeugend als auch reaktive Methoden enthält. Durch die gründliche Implementierung solcher Strategien sind Firmen in der Lage, nicht nur die Risiken der Schatten-IT effektiv zu mindern, sondern ebenso eine sicherere, effizientere und produktivere Arbeitsumgebung für ihre Mitarbeiter zu schaffen.
Möchten auch Sie sich mit einer vollständigen und umfassenden IT-Sicherheitsstrategie vor den Gefahren von Schatten-IT schützen? Oder haben Sie noch Ansuchen zum Thema? Kontaktieren Sie uns gerne.
