Die allermeisten Angebote der Office-Familie sind jedem bekannt. Mit Word, Excel oder Outlook haben gewiss fast alle PC-Nutzer bereits mal Bekanntschaft gemacht. Doch was ist mit Microsoft Access? Diese Software ist auch Teil des Office-Pakets, aber wirklich viel weniger vertraut als die prominenten Geschwister. Was ist Microsoft Access und wofür sollte man die Software nutzen? Wir klären auf.
„Lage, Lage, Lage“, so nennt man es im Immobilen-Geschäft, wäre das Wichtigste. Für jedwedes moderne Unternehmen gilt in diesem Sinne: „Daten, Daten, Daten“. Absolut alles, was auf irgendeine Weise innerhalb des Unternehmens erfolgt, hat in Form von Daten Präsenz. Seien es E-Mails, Businesspapiere, Dokumente, Bilddateien oder Rechnungsdokumente. In jedem Unternehmen – irrelevant, ob groß oder klein – handelt sich im Endeffekt alles um Datenmaterial. Und wo werden sämtliche Daten gespeichert? Meistens in einer Datenbank. Ist man nicht speziell in der IT aktiv, dann beschäftigt man sich mit dem Thema im Normalfall meist nicht. Dabei ist es weniger komplex, als man zunächst vielleicht annimmt: Mithilfe von Datenbanken lassen sich Daten strukturieren, organisieren und speichern sowie ganze Prozessabläufe darstellen und automatisieren. Das Prinzip dabei sind mathematische Beziehungen zwischen Objekten.
Das Datenbankmanagementsystem von Microsoft nennt sich „Access“. Etliche Vorlagen und Konzepte machen es ebenfalls Einsteigern leicht, allererste eigene Datenbanken zu gestalten. Das Programm ermöglicht es Unternehmen daher, schnell und einfach maßgeschneiderte Datenbankanwendungen für ihre Geschäftsprozesse anzulegen und zu organisieren – auch ohne Datenbank-Consultant. Nach der Erstellung lassen sich Access-Datenbanken unkompliziert allen Kollegen zugänglich machen, welche Zugang dazu brauchen.
Um Microsofts Datenbankmanagementsystem nutzen zu können, ist ein Office-365-Abonnement notwendig. Befreit hiervon sind die Enterprise-Pläne für große Firmen, die keine Access-Lizenzen, sondern Lizenzen für SQL-Server enthalten, da diese mehr für die datenbanktechnischen Bedürfnisse großer Benutzerzahlen angepasst sind. Wer kein Abo zahlen möchte oder benötigt, kann Microsoft Access auch als eigenständige Software erwerben.
Funktionen von Access im Überblick
Um verstehen zu können, was Access detailliert leisten kann, sollte man wissen, was Datenbanken genau genommen sind und wofür sie verwendet werden. Wie der Name bereits erahnen lässt, geht es bei einer Datenbank um eine Art elektronische Verwaltung von Daten bzw. Dateien. Ganz ähnlich wie Excel bestehen auch Datenbanken aus Tabellen. Der Zweck einer Datenbank ist es, Daten systematisch sortieren sowie speichern zu können – und die Daten hierbei ebenfalls filterbar, durchsuchbar und visuell darstellbar zu machen.
Stellt man sich zum Beispiel eine Auflistung von Adressen vor, die aus Kundendaten besteht. Diese enthalten neben den Kundenstammdaten wie Name, E-Mail und Adresse auch Daten aus dem Auftrags- und Bestellwesen. Ein Datenbank-Programm wie Microsoft Access bietet somit die Möglichkeit, diese Daten in Form von Tabellen gut geordnet zu speichern sowie Abfragen zu fertigen, um die Datensätze sieben und sortieren zu können. Selbstverständlich sind ebenfalls automatische Datenimporte wie auch Datenexporte ausführbar, etwa in Form von CSV-Dateien, wenn man die Daten sagen wir mal für ein Weihnachtsmailing nutzen möchte.
Im Gegenteil zum Tabellenkalkulationsprogramm Excel – das etliche der Funktionen ebenfalls abdecken würde – verfügt Access zudem über die Eigenschaft, sogenannte Integritätsbedingungen darzustellen, also Verflechtungen zwischen den einzelnen Daten zu erstellen. Deshalb ist Access ebenfalls dazu geeignet, um Verfahren und Abläufe abzubilden und jene zu automatisieren. Ein typischer Einsatzzweck für Microsoft Access in Unternehmen ist eine Datenbank, die den Warenbestand zeigt. Vom Erwerb über die Lagerung bis hin zur Auftrags- und Bestellverwaltung einschließlich einer automatischen Rechnungserstellung lässt sich all das mit Access umsetzen. Und natürlich kann auch die Kundendatenverwaltung einschließlich Datenexport für ein Kundenmailing ein Modul dieses Einsatzszenarios sein.
Microsoft Access: Das kann die Datenbanklösung
Der große Vorteil von Microsoft Access ist seine Anwenderfreundlichkeit. Wer bereits mit Office, Excel & Co. vertraut ist, wird sich schnell in Access zurechtfinden. Die meisten Grundfunktionen sind völlig auf der Hand liegend sowie ganz ohne ein tiefes Datenbankwissen oder auch Entwicklerwissen verständlich – was aber keinesfalls heißt, dass Access einen geringen Funktionsumfang hat, ganz im Gegensatz! Je häufiger man sich mit dieser Datenbanklösung beschäftigt, desto genauer kann man einsteigen.
Für kleinere bis mittelständische Unternehmen mit bis zu zehn simultanen Nutzerzugriffen, welche ohnehin schon über eine Enterprise-Lizenz verfügen, ist Access somit der perfekte Start in die Welt der Datenbanken. Das Datenbankmanagementsystem kommt aber an seine Grenzen, wenn besonders große Datenmengen bearbeitet werden müssen oder eine große Anzahl an Nutzern gleichzeitig auf die Daten zugreifen wollen. In diesem Fall bietet es sich an, die Daten aus Access in einen SQL-Server oder zu Microsoft Azure SQL auszulagern. Microsoft hat an dieser Stelle mitgedacht: Auch die „kleine“ Option Access beruht bereits auf einer SQL-Engine, was wiederum eine hochflexible Skalierung im Falle eines Unternehmenswachstum unkompliziert macht.
Eine Schwäche hat Microsoft Access jedoch: Im Gegenteil zu Word, Excel und sonstigen Produkten der Office-Familie ist Access keinesfalls für Mac OS verfügbar, sondern bloß für das Betriebssystem Windows. Zudem gibt es auch keine nativen Apps für Tablets oder Smartphones. Für wen dies keine Hindernisse darstellen, für den ist Access die ideale Einsteiger Datenbankmanagementsoftware.
Haben Sie Fragen zum Thema Datenbanken generell oder Microsoft Access im Speziellen? Wir unterstützen Sie gerne – rufen Sie uns einfach an.
